4 cuidados essenciais ao alimentar um sistema de gestão

Ter um sistema de gestão é fundamental para o gerenciamento de dados e a obtenção de informações, resultados e indicadores para a tomada de decisões estratégicas de um negócio. Por isso, é de extrema importância que os dados sejam colocados corretamente no sistema, uma vez que a empresa tomará decisões com base nos resultados obtidos através dos dados que foram colocados no sistema. Assim, separamos 4 cuidados essenciais ao alimentar um sistema de gestão para garantir eficiência e precisão. 

Padronização das informações

Em uma empresa, a padronização essencial, não só em tarefas do dia a dia, mas também, no preenchimento das informações no sistema. Por exemplo, em uma empresa de confecções e vestuários, para manter o padrão de costura nas roupas, muitas delas tem guias com descrições, nomenclaturas e outras informações para manter a padronização nas roupas, pois já pensou chegar em uma loja e cada blusa do mesmo modelo ter diferentes números de botões? Bom, o mesmo acontece em um sistema de gestão, é necessário que haja um manual de padronização para todos os usuários, contendo todas as nomenclaturas e categorias importante para que todos possam preencher o sistema de forma padrão.

Atualização e consistência dos dados

Além do preenchimento correto das informações, também se faz importante a alimentação regular, isto é, deve-se ter uma consistência no preenchimento dos dados no sistema, visto que o sistema irá fazer as análises e trazer indicadores conforme os dados que foram adicionados. Logo, para que você possa tomar decisões precisas, os dados precisam refletir o momento presente. Por exemplo, um restaurante faz as compras dos itens baseado no estoque, porém, se você não atualizar quais os pratos foram vendidos na noite anterior, como saberá se ainda tem estoque dos itens necessários para outra noite de abertura? É por isso, que é importante que haja uma rotina de preenchimento conforme a necessidade do estabelecimento para garantir que os dados estão sendo colocados de forma regular e o sistema consiga trazer uma visão coerente do cenário atual.

Segurança e controle de acesso

Quando falamos em dados e informações, a segurança e controle precisam fazer parte desse processo também. É necessário que você defina como cada colaborador terá acesso ao sistema, ou seja, quais serão as permissões de acesso, com isso, você tem o controle de quem alimentará o sistema e evita problemas de alterações indevidas. Por exemplo, já imaginou se alguém do seu time que não fez o treinamento para o uso do sistema, tem acesso total a ele e altera alguma configuração acidentalmente? Bom, por isso, você precisa garantir que todos que tenham acesso saibam utilizar o sistema da melhor forma. Além disso, recomenda-se também sempre utilizar logs das atividades e fazer backups periódicos para garantir que os dados estejam em segurança.

Auditorias Periódicas

E, por fim, mesmo que tenha processos e acessos bem definidos, por vezes podem acontecer erros e a melhor forma de garantir que não haja inconsistência nos dados é realizando auditorias periódicas. Com isso você evita problemas como, por exemplo, erros em lançamentos financeiros, divergências no estoque, preços errados, produtos duplicados, entre outros. Pois já imaginou se não houver uma conferência desses dados e você tiver todos esses problemas acontecendo no seu sistema? Certamente, os indicadores não irão representar a realidade, por isso, é de extrema importância que você defina uma frequência para auditorias, seja semanal, mensal ou trimestral, você definirá qual a melhor periodicidade para que isso aconteça na sua empresa. Além disso, recomenda-se envolver diferentes setores para ter uma visão mais ampla e precisa das informações. 

Esses são os quatro cuidados essenciais que você deve ter ao alimentar o seu sistema de gestão para garantir que a tomada de decisões seja o mais assertiva possível para alcançar os melhores resultados e a eficiência operacional. Lembrando que a inserção dos dados no sistema é um processo contínuo e estratégico, por isso fica a reflexão: Como a sua empresa garante a qualidade das informações no sistema de gestão?

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